مشاوره و مدیریت قسمت دوم

[تعداد: ۰   میانگین: ۰/۵]

امروز مدیران به دلیل گستردگی دامنه فعالیتهای کسب و کار امکان رسیدگی به تمامی جوانب سازمان و کسب و کار خویش را ندارند و علم ، زمان و انرژی زیادی باید صرف بهبود بهینه سازی فعالیتهای سازمان برای دست یابی به بهره وری ممکنه می طلبند.لذا نقش مشاوران ویژه و حیاتی می گردد.متن مقاله ای که در فرودین ۱۳۸۵ در مجله تدبیر توسط مترجمین سیدمحسن یارندی و علی اصغر بیشمار تحت عنوان مشاوره و مدیریت آورده شود.

انواع مشاوره

در یک تقسیم بندی کلی مشاوره هارا میتوان به دو دسته مشاوره شخصی ومشاوره های شغلی تقسیم بندی کرد. در مشاوره های شخصی هدف رفع مشکلات روحی وروانی و… یک شخص میباشد.در مشاوره های شغلی هدف رفع مشکلاتی به منظور افزایش کارآیی واثربخشی یک سازمان می‌باشد. در اینجا به بررسی انواع خاص مشاوره‌هایی که در یک سازمان وموسسه انجام میشوند خواهیم پرداخت .

الف ) مشاوره‌های مربوط به پذیرش و یکپارچه‌سازی: این نوع مشاوره‌ها به منظورخوشامدگویی به کارکنان جدید و بلافاصله بعد از ورودآنها انجام می‌شود.این اقدامات یکی از مهمترین مراحل برای آشناسازی کارکنان تازه وارد است.

مدیران وظیفه دارند که قبل از اینکه کارکنان مشکلات خودرا توسط دیگران حل کنند، با کسب اطلاعات مفید و واقعی، مشکلات آنهاراحل کنند.این امر به تحقق هدفهای ذیل منجر خواهدشد:

حل مشکلات شخصی افراد؛

معرفی وشناساندن کارکنان جدید به مدیران وسایر سرپرستان بخشها؛

شرح تمامی دستورالعملها و روشهای موجودبرای انجام یک عمل و انجام برنامه‌ریزی و زمان بندیهای لازم برای اجرای آنها؛

شرح تاریخچه ومقررات سازمان، ماموریتها وفعالیتهای کارکنان؛

شرح وتوضیح کارها ووظایفی که برای یک سازمان و برای انجام ماموریتهای آن سازمان مهم وحساس هستند؛

بیان کردن سیاستها وخط مشی سازمانها در زمینه حضور، عبور و مرور ، فهرست وظایف،پیشرفت و ارزیابی سطح عملکرد وظایف و مسئولیتها ی کارکنان؛

شرح فرصتها، مهارتها وامکانات لازم برای اصلاح وپیشرفتهای حرفه ای وشخصی؛

آگاه ساختن کارکنان جدید از امکانات وتسهیلاتی که برای برآوردن نیازمندیهای معنوی، رفاه و آسایش آنها تدارک دیده شده‌اند؛

آگاه ساختن ورودیهای جدید از دستورالعملها وموقعیت دوایر همکاری و مراکز مشاوره خارج از سازمان برای مشاوره بیشتر وموثرتر؛

شرح آداب ورسوم وقوانین داخلی و مناطق ممنوعه سازمان.

ب ) مشاوره های شخصی: مشاوره‌های شخصی برای کمک به کارکنان یک سازمان باهدف حل مشکلات شخصی او است. مشکلات ممکن است متنوع باشند،از مشکلات مالی گرفته تا مشکلات زناشوئی و خانوادگی . هدف از این مشاوره ،کمک کردن به کارکنان برای گسترش ابتکار عمل،سازماندهی کردن مشکلات و حل مشکلات آنهاست. در مشاوره های شخصی‌، مشاور وراهنما بایستی همواره به نقطه نظر ودیدگاه کارکنان توجه داشته باشد.

به کارمندان بایستی فرصت داده شودتا به مشکلات خویش اندیشیده واحساسات اورادرباره آن مشکلات بررسی کرده ودرنهایت بتوان کمکهای موثری که اوخواهان آن است را انجام داد. کارکنان نیز بایستی با مشاوران خوداحساس راحتی کنند.

برای اجرای مشاوره های شخصی موثر مدیران بایستی :

کارمندان را بشناسند وآنهارادرک کنند؛

از نگرشها، انگیزه ها ومهارتهای کارکنان آگاه باشند؛

اختیارات وخصیصه های وجودی آنها را بشناسند؛

باضوابط وملاکهای مربوط به استخدام نیروهای جدید آشنا باشند.

ج ) مشاوره های انضباطی (تربیتی): مشاوره با کارکنانی که آئین نامه ها،قوانین یادیگر استانداردهای تنظیمی را نقض کرده‌‌اند، به عنوان بخشی از ماموریتهای ضروری مدیران است.

مشاوره های انضباطی برای بهبودواصلاح عملکرد کارکنان ازطریق اصلاح رفتارهای ناهنجارواقدامات نامناسب آنها صورت می گیرد و درنهایت باعث بهبود واثربخشی کارائی سازمانها می شود. هدف از این نوع مشاوره ها،انجام اقدامات اصلاحی است نه انجام اقدامات تنبیهی.

مشاوره‌های انضباطی درمواقعی که کارکنان هیچ پیشرفتی درامور خود نداشته باشند، انجام می گیرد.

د) تشویق و تمجید: مدیر موفق کسی است که از تشویقهای موثرومطلوب استفاده کند.شناسایی ضعفها و کمبودها وسپس مطرح کردن راههای پیشرفت واصلاح رفتارکارکنان جزء مسئولیتهای مدیران است. همچنین تشویق کردن آنها به دلیل پیشرفت و اصلاحاتشان وعملکرد شایسته ومناسب آنها بسیار حایز اهمیت است.

تشویقهای صمیمی باعث می شود که کارکنان قدر وارزش مدیرانشان رابیشتر درک کرده واقدامات خود رانیز به منظور قدردانی از آنها به بهترین نحو ممکن انجام دهند.تشویق زیر دستان امر بسیار ساده ای است که مزایای زیادی دارد.

 

گامهای اصلاح وبهبود مشاوره ها

موارد زیر گامهایی هستند که قبل،در هنگام وبعد از جلسه مشاوره اتخاذ می شوند.

الف) قبل از جلسه مشاوره: گام (۱): شناسایی کارکنانی که به مشاوره نیاز دارند؛

گام (۲):طرحریزی وبرنامه ریزی مربوط به جلسه مشاوره.

مشاوران بایستی خلاصه برداری وطرحریزی لازم برای مواردی که می خواهند در مورد آن بحث وصحبت کنند را انجام دهند. این طرحها بایستی انعطاف پذیری لازم راداشته باشندتا بتوانند در مقابل تغییر شرایط ووضعیت درطول یک جلسه ،واکنش لازم رانشان دهند.این طرحها نبایستی مانع بحثهای با اهمیت کارکنان شود.

برنامه‌ریزی رابرای نیم ساعت انجام دهید؛

تشخیص آنکه جلسه مشاوره شخصی به زمان بیشتری نسبت به جلسه مشاوره اجرائی نیازدارد؛

انتخاب تاریخ وزمان مناسبی که اطمینان داریم مدیر وکارمندان دردسترس می‌باشند.

گام (۳): انتخاب محل مناسب

محل خلوت

محلی دور از حواس پرتی وایجاد وقفه در حین صحبت.

در مواردی از مشاوره های انضباطی وشخصی ،مشاوره بایستی درمحل ویژه ای دور از انظار سایرین (مانند اتاق جلسات)انجام گیرد،خصوصا مواقعی که مطالب ردوبدل شده می تواند موجب تخریب شخصیت مشاوره شونده شود.

گام (۴):پیش بینی و انتخاب بهترین زمان

مدت زمان مطلوب ومناسب برای جلسه مشاوره کمتراز نیم ساعت است. اگر یک جلسه نیازمند زمانی بیش ازنیم ساعت باشد، برای افزایش کارآیی واثربخش بودن آن، می توان دوجلسه را طرحریزی کرد. جلسات طولانی بی‌حاصل وبی فایده بوده وباعث دور شدن از موضوع اصلی می شوند.

موضوعهای پیچیده غالبا در یک جلسه قابل حل نیستند و یک جلسه تنها برای طرح مشکل کافی است، اما برای دستیابی وحصول موفقیت کافی نیست. مشکلات پیچیده وبغرنجی که به زمانی بیش از یکساعت نیازدارند، مهارتهای ویژه ای می طلبد.

گام (۵): مطلع ساختن کارمندان

به طور معمول آگاه ساختن ومطلع سازی ازطریق سلسله مراتب مدیریتی انجام می شود.

آگاه سازی درمورد مسائلی نظیر زمان،مکان واهداف جلسه است.

گام (۷): سازماندهی اطلاعات کسب شده تادرطول جلسات مشاوره ازآنها استفاده شوند.

تهیه یک سرفصل کلی در مورد موضوعهای موردبحث.

خلاصه ای از طرحهای کلی برای هدایت واجرای جلسات مشاوره.

گام (۸) : شناسائی قابلیتها ومحدودیتهای مربوطه درمشاوره وشرایط مشاوره.

گام (۹): انتخاب تکنیک ها وروشهای مناسب مشاوره وهمچنین آماده بودن برای تغییر روشها وتکنیک ها درطول جلسه مشاوره.

گام (۱۰) : بررسی وبازبینی مسئولیتها، عملکردها، قابلیتها ومحدودیتهای آژانس های ارجاعی درشرایط مشاوره های شخصی.

ب) در طول جلسه مشاوره: گام (۱): برقراری تفاهم وتوافق

ایجاد یک جوباز که برای ارتباطات دوجانبه مفیدند.

پایان دادن به هرگونه تنش وعصبانیت.

نشان دادن اینکه صادقانه وخالصانه نگران کارکنان هستید.

گام (۲): بیان کردن اهداف ومقاصد جلسه مشاوره

گام (۳):گسترش وادامه دادن جلسه مشاوره.

کسب نقطه نظرات کارکنان ومشخص ساختن شرایط وموقعیتها.

تشویق وتمجید درزمینه اصلاحات یا انجام اقدامات.

گوش دادن ومشاهده کردن .

تشخیص وشناسایی واکنشهای غیر شفاهی (غیر کلامی) کارکنان.

تغییر واصلاح زمانهای اختصاص داده شده به منظور پیشرفت در جلسات مشاوره.

تعیین اهداف مطلوب و روشهای واکنش.

گسترش طرحها به منظور کسب موفقیت.

برنامه ریزی برای جلسات کمکی اگر نیاز باشد.

گام (۴): شناسایی وانجام اقدامات پیگیرانه.

گام(۵):اطمینان از اینکه جلسه تکمیل شده است.

گام(۶):ختم به موقع جلسه مشاوره واجتناب از شروع مباحث جدید یابحث بیشتر درباره موارد قبلی.

ج)بعد از جلسه مشاوره: گام (۱) :انجام ارجاعاتی به آژانس های مناسبی که موردنیازند.

گام (۲) : انجام تعقیب وپیگیریهایی برای اطمینان از اینکه اقدامات ضروری انجام شده اند و اینکه کارکنان پیشرفتهایی رادر اقدامات خویش داشته اند.

گام (۳) : آگاه ساختن سلسله مراتب مدیریتی ازنتایج جلسات مشاوره.

گام (۴) : رازداربودن در مورد مشاوره.

گام (۵) : انجام اقدامات مداوم برای ارزیابی شرایط وموقعیتها به منظوراطمینان از اینکه به نتایج مطلوب رسیده ایم.

گام (۶) : شناسائی وتشخیص نتایج واثرات مثبت.پاداش دادن وتشویقهای مداوم درهنگام پیشرفتها وانجام اصلاحات.

گام (۷) : تصحیح نتایج ضعیف.برنامه ریزی مجدد برای جلسات کمکی به منظور تعیین راهکارهای دیگر تا بر مشکلات غلبه پیدا کنند.

 

هدایت واجرای جلسات مشاوره

یک جلسه مشاوره به سه مرحله تقسیم می شود: افتتاح (گشایش) جلسه،بحث ومناظره وختم جلسه.

الف) افتتاح جلسه: روشها واقداماتی که در موقع افتتاح جلسات مشاوره انجام می‌شود تا حدزیادی اثربخشی وکارآئی آن جلسه را تعیین می کند.

ب) بحث ومناظره: در این مرحله مدیر بایستی از برقراری ارتباط دوطرفه وموثر اطمینان حاصل کند.همچنین دلایل مشاوره بایستی مشخص شود وهر دوطرف مشاوره (مشاور ومشاوره شونده) یک تفاهم کاملی را باهم داشته باشند.

ج) ختم جلسه: در ختم کردن جلسات مشاوره ،مدیر بایستی آنچه را که درطول جلسه بحث شده است را به طور مختصر بیان کند.(جمع بندی مطالب بحث شده در طول جلسه)مشاور بایستی اطمینان حاصل کند که هردو طرف اقداماتی را که بایستی انجام دهندبه خوبی درک کرده اند.

 

پیگیریهای مربوط به مشاوره

وظا

0 پاسخ
  1. مهدی فکوری
    مهدی فکوری گفته:

    چنانچه خود مشاوران همچون گذشته تاکید داشته باشند که کار مشاوره مختص سازمانها و ادارات و دوائر از این دست است , ما به نتیجه ای نخواهیم رسید. صنایع و تولیدی ها و مراکز فنی و تخصصی ما در ایران بهترین مکانها برای انجام کار و پیاده سازی فرهنگ جذب مشاور است. اما ظاهرآ خود مشاوران اطلاع ندارند که همه مدیران بجای اینکه به ره آورد استفاده از مشاور فکر کنند به این نکته فکر میکنند که با شرکت در این جلسات و کسب ورقه شرکت در آن چه مقدار پول به حقوقشان اضافه خواهد شد و یا اینکه کی ترفیعی خواهند گرفت.سازمانهای ما به دلیل بافت سنتی و قدیمی نیازی به مشاور که سهل است نیاز به کار و فعالیت را هم برای خود واجب نمیدانند و انگیزه ارتقاء علمی هم ندارند. لذا اول باید این مشکلات از سر راه برداشته شود , سپس به مشاوران فرصت داده شود که کارشان را شروع کنند.

    پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *