چگونه یک فرم نگهداری و تعمیرات را در سازمان اجرا کنید!

یکی از اساسی ترین جلوه های پیاده سازی یک سیستم مدیریتی هم چون سیستم مدیریت نگهداری وتعمیرات تجهیزات سازمان فعالیتهای مربوط به جاری سازی و اجرای فرم ها می باشد.اگر به هرم مستندات یک سیستم مدیریتی نظر کنید چند مرحله در آن مدنظر گرفته است:

1. اهداف و خط مشی واحد
2. فرآیند نگهداری و تعمیرات
3. روش  ها ی اجرایی نت
4. دستورالعمل های (استاندارد شده) نگهداری و تعمیرات
5. فرم ها

در واقع کف کار اجرائیات با فرم ها می باشد.برای آنکه یک فرم در حوزه فعالیت های نگهداری و تعمیرات جاری شود چندین گام را باید طی کنید:

1. طرح ریزی فرم و تعریف هدف اصلی و پاسخ به چرایی وجود فرم
2. طرح ریزی فرم با مستندات مرحله قبلی خودش (دستورالعمل ها)
3. تعریف ارتباط اطلاعات و داده های فرم با نحوه گردآوری گزارشات فرآیند نت سازمان
4. تعریف حوزه های سیستمی در فرم منظور فرد تهیه کننده ، تایید کننده و تصویت کننده
5. تعریف حوزه های پاسخگوئی به داده های فرم منظور فرد پر کننده اطلاعات ، تاییدکننده و تحلیل گر اطلاعات
6. اجرای موقت فرم و نظارت بر حسن پر کردن کامل اطلاعات
7. گردآوری اطلاعات و تجزیه وتحلیل  داده های کسب شده از فرم که لازم و نیازمند سیستم نت است
8. اصلاح و تغییر موارد غیر ضروری و اضافه کردن های لازم
9. تهیه گزارشات از محتوی فرم طرح ریزی شده و سنجش نقش آن در تصمیم گیری و شاخص های نت
10. تصدیق و صحه گذاری محتوی و اثربخشی فرم و دستور جاری سازی آن در سطح کلان سازمان

اما در این بین به چند نکته کلیدی باید توجه ویژه داشته باشید:

1. تعدد فرم های طرح ریزی شده را مدنظر داشته باشید که زیاد نشود.
2. اطلاعات تکراری در فرم های مختلف دیده نشود.
3. مقدار فرم ها باید متناسب با نیازمندی سیستم مدیریت نگهداری وتعمیرات سازمان باشد.
4. صاحب فرم در فاز اولیه پر کردن ، تایید کردن و تحلیل گر را حتما مشخص کنید.
5. هر چه با فرم ها کمتری داده های مفیدو ضروری نت جمع آوری شود سرعت جاری سازی و روان بودن سیستم نت شما بهتر خواهد بود.
6. فرم ها را سالی یک بار بازنگری و بررسی عمیق بپردازید و اثر بخشی گزارشات و شاخص های فرآیند نت نگاه کنید.

موفق باشید